Любая ошибка при заключении внешнеторгового договора может обойтись компании определёнными финансовыми потерями.

К сожалению, даже белорусские компании, у которых, казалось бы, много опыта при заключении международных торговых сделок, и те, как и новички в этом деле, не застрахованы от совершения ошибок во внешнеторговых договорах.

Поэтому для своей же финансовой безопасности и улучшения экономических связей с контрагентами мы рекомендуем вам простой алгоритм, который позволит без ошибок и казусов подготовить и заключить внешнеторговый договор:

• проверка контрагента;
• определение условий договора;
• составление проекта до его подписания;
• подписание договора;
• проведение обязательных процедур.

Этап первый – проверка контрагента

Для начала, контрагентом во внешнеторговом договоре является компания нерезидент Республики Беларусь, с которой резидент заключает сделку. Здесь стоит обратить дополнительное внимание на юридический статус участников договора. Партнёр-нерезидент подтверждает свой юридический статус, предоставляя выписку о регистрации из торгового реестра своей страны, в свою очередь компания из Беларуси должна представить выписку из ЕГРЮЛ.

Проверяя данные документы, помните о следующих факторах:

• посмотрите дату выдачи выписки, проверьте её актуальность;
• выписку желательно легализовать – подробнее узнать об этом можно на сайте Министерства иностранных дел Республики Беларусь;
• проверьте, совпадают ли данные о руководителе контрагента, о лице, у которого есть право подписи, представленные в выписке с указанными в проекте договора;
• можно потребовать у контрагента копию устава и документ о согласовании сделки;
• необходимо решение общего собрания участников, если в сделке присутствует заинтересованность аффилированных лиц;
• если в уставе организации установлено, что крупные сделки совершаются по решению общего собрания участников, то необходимо их решение.

Этап второй – определение условий договора

Существует три важных условия при заключении внешнеторгового договора, которые просто обязаны согласовать стороны, это:

• предмет договора;
• стоимость товаров;
• условия расчётов.

Договор будет считаться и вовсе не заключённым, если вышеперечисленные пункты не будут прописаны в документе. По внешнеторговому договору могут быть переданы следующие объекты:

• товары;
• охраняемая информация;
• работы;
• услуги;
• исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности.

В договоре может быть прописан как один, так и несколько предметов. Стоит отметить, что спецификация является неотъемлемой частью внешнеторгового договора, в ней определяются следующие позиции:

• наименование;
• количество;
• ассортимент;
• характеристики;
• параметры;
• технические, а также иные данные, которые подлежат передаче;
• документы, которые имеют отношение к предмету.

Полное согласие сторон должно быть достигнуто в отношении стоимости товаров, стоимость иных объектов договора не обязательна к согласованию. В случае, когда установить действительную стоимость товаров невозможно, указывается в договоре ориентировочная стоимость. Также стоимость товара можно указывать и в дополнительных документах, которые будут являться полноправной частью договора, это могут быть дополнительные соглашения, приложения, спецификации. Внимание! ИП либо юридическому лицу грозит штраф за превышение суммы перечисленных денежных средств по импорту, в сравнении со стоимостью, указанной в договоре.

При процессе прописывания условий расчёта, указывают одно из двух обязательств:

• обязательство произвести оплату до исполнения, так называемая предоплата;
• обязательство провести оплату по факту исполнения обязательств.

Во внешнеторговом договоре допустимо сочетание вышеперечисленных способов оплаты.

Кроме всего этого следует прописать в договоре, юридические нормы, какой страны будут использоваться в договоре, иначе говоря, следует прописать то материальное и процессуальное право, которое будет применяться в отношении к данному документу.

Данный пункт также является обязательным, поскольку именно согласно ему суд будет определять, на законодательные нормы какой страны он будет ориентироваться при рассмотрении дела. В том числе, это может быть и право какой-нибудь третьей страны, в которой не зарегистрирован ни один из участников внешнеторгового договора.

В обязательном порядке право Республики Беларусь применяется в качестве основного в следующих случаях:

• нормы иностранного права противоречат основам правопорядка РБ;
• иные случаи предусмотренные законодательными актами.

Этап третий – составление проекта договора до его подписания

Согласно статье 12 Конвенции о договорах международной купли-продажи товаров, процесс заключения, изменения, дополнения внешнеторгового договора может производиться исключительно письменно.

Кроме этого данный факт подтверждён пунктом 2 статьи 1116 ГК, где сказано, что любая внешнеэкономическая сделка, одной из сторон которой будет являться юридическое лицо из Республики Беларусь, заключается в письменной форме, при этом не играет роли место подписания.

Ещё одним обязательным для внешнеэкономического договора правилом будет то, что разноязычные тексты договора должны быть аутентичны, а также иметь равную юридическую силу. Всё это необходимо для того, чтобы впоследствии не возникало споров о содержании и условиях договора.

Этап четвёртый – подписание договора

Внешнеэкономический договор может подписываться следующими лицами:

• уполномоченные представители сторон;
• руководители организаций;
• иные лица по доверенности.

Обратите внимание! Желательно, чтобы уполномоченными лицами был подписан каждый лист внешнеторгового договора.

Вашу сделку могут признать и вовсе не действительной, если обмен экземплярами внешнеторгового договора между контрагентами производился путём факса либо электронной почты. Менее всего рискованным будет составить один документ, подписанный двумя сторонами.

Этап пятый – обязательные процедуры

В список обязательных процедур уже после заключения внешнеторгового договора входят:

• регистрация сделки в банке – это обязан сделать экспортёр/импортёр в том банке, который его обслуживает. Зарегистрировать необходимо каждую сделку, которая предусматривает возмездную передачу товаров (общая стоимость последних с учётом приложений и дополнений к договору – от € 3000). Закончить регистрацию необходимо до даты отгрузки/ поступления товаров или же до проведения/поступления платежей. Оттиск штампа, содержащий регистрационный номер сделки, и подпись уполномоченного работника банка ставиться на договоре, как подтверждение регистрации вделки.
• регистрация договора в уполномоченном органе – в Национальном центре интеллектуальной собственности регистрируются лицензионные договоры, договоры уступки прав на объекты промышленной собственности, договоры франчайзинга.
• при превышении срока завершения внешнеторговой операции, получение разрешения Национального банка Республики Беларусь.

Любой резидент обязан завершить каждую свою внешнеторговую сделку в полном объёме, соблюдая следующие сроки:

• не позднее 90 дней (по комиссии – не позднее 120) с даты отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг при экспорте;
• не позднее 60 календарных дней с даты проведения платежа при импорте.

Все эти даты, будь то дата завершения внешнеторговой операции по импорту или дата поступления товара, отражаются в бухгалтерском учёте. В свою очередь дату принятия активов к бухучёту организация определяет самостоятельно.

Один из следующих вариантов может являться датой принятия организацией активов на бухгалтерский учёт:

• дата фактического получения активов, которая зафиксирована в транспортных, коммерческих, а также иных документах;
• дата помещения товаров под таможенные процедуры;
• дата принятия активов к перевозке, при условии, что она осуществляется собственным транспортом компании;
• дата принятия активов к перевозке экспедитором, при условии, что оплату перевозки осуществляет экспортёр.

Согласно части 1 статьи 11.37 КоАП, за несвоевременное поступление средств при экспорте или импорте товаров и иных объектов предусматривается штраф, который составляет для руководителя резидента 30 базовых величин, а для ИП либо юридического лица – до 2% от общей суммы незавершённой внешнеторговой операции за каждый день превышения срока (но не более всей суммы данной сделки).