Организация делопроизводства

Документооборот каждой компании – это настоящий переполох и только очень дисциплинированный человек с ним справится. Не потерять ни одной даже самой маленькой бумаги – вот основная задача секретаря. Но что делать, когда его нет либо он не справляется, а та самая маленькая и очень важная бумага утеряна. Стоит обратиться за помощью по организации делопроизводства. Здесь следует напомнить, что же такое это делопроизводство вообще. Делопроизводство – определённая деятельность по организации работы с документами и обеспечения правильного документооборота компании.

Общие требования к организации делопроизводства

Общие требования к организации работы с документами компании устанавливаются Республиканским органом управления в сфере делопроизводства. Все компании, начиная от государственных предприятий заканчивая индивидуальными предпринимателями должны соблюдать установленные правила делопроизводства.

Поэтому на республиканском уровне утверждены:

• система организации делопроизводства;
• порядок организации работы с документами;
• порядок оформления документов;
• порядок учёта документов;
• порядок контроля за исполнением;
• правила хранения документов.

Организация документооборота компании должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность;
• исключение лишних кабинетов и бумаг;
• соблюдение единого обращения с различными документами.

Категории документов

Все основные категории документов должны проходить обработку в соответствии со строгой системой документооборота организации. Каждый документ должен пройти регистрацию – специальная запись, которая подтверждает факт его создания, получения либо отправки.

При организации документооборота все документы разделяют на три группы. Первая, внешние, они поступили от других компаний, сюда входят договора, иски и претензии. Вторая, внутренние, она содержит документы, которые необходимо отправить в другие компании, это опять же договора, иски и претензии, но которые уже отправляете вы. И третья, внутренние, это все документы, благодаря которым организация существует, это приказы, акты и договора.

Текст и содержание документов. Основные требования

Текст документа должен соответствовать нескольким требованиям. Он должен быть достоверным, объективным, кратким, но при этом, чтобы не искажался смысл, сохранялась точность передаваемой им информации, не допускать двойного толкования текста. Он должен быть написан простым и ясным языком с соблюдением всех правил литературной речи и официально-делового стиля. В тексте документа употребление следующих категорий слов не допускается:

• различных просторечий и экспрессивных форм выражения эмоций;
• заимствований, если в русском или белорусском языке существует равнозначная замена данному слову;
• ненормативной лексики;
• нерасшифрованных аббревиатур, при условии, если они не общеизвестны;
• метафор, эпитетов, образных сравнений, обобщённых рассуждений, не совсем чётких словосочетаний, восклицаний и призывов.

Делопроизводство – важная и незаменимая часть компании и вовсе не существенно заключаете ли вы сделки с другими компаниями или же берёте на работу нового сотрудника. Без определённого документа, который бы это подтверждал, у вас будут связаны руки. Можно что-либо перепутать и вместо ожидаемого получить совсем иной результат. И вот как раз таки тут вам поможет услуга по организации делопроизводства. Заполнив форму на нашем сайте, проверенный специалист возьмёт на себя все проблемы с бумагами, а вы в свою очередь будете уверены, что ваша документация соответствует всем нормам и стандартам нашей страны, а также то, что всё находится на своём месте.